General Terms and Conditions of Sale

Download the general terms and conditions of sale (PDF)

1. PREAMBLE

1.1. These general terms and conditions of sale (hereinafter the «GTS») govern the purchase of accommodation, breakfast and any other service offered by the company LE THÉÂTRE, whose registered office is located at 6 rue Labéda 31000 Toulouse, registered with the Toulouse Trade and Companies Register under number 411 900 038 (hereinafter the «Establishment»), by customers of the HOSTEL TOULOUSE WILSON youth hostel (hereinafter the «Client»).

1.2. These GTS apply to individual bookings for fewer than six (6) people. Group bookings are subject to the Hostel20 General Terms and Conditions of Sale for Groups, in accordance with the provisions of Article 3.2. For bookings made through third-party booking platforms (Booking.com, Airbnb, Expedia, Hostelworld, etc.), the specific terms and conditions of those platforms also apply. In the event of a conflict, the terms and conditions specific to the booking channel concerned shall prevail for the provisions they govern.

1.3. These GTCS are provided to the Customer before their booking is validated. The Customer acknowledges having read them and accepts them without reservation when confirming their booking.

1.4. Confirmation of the booking implies acceptance of these GTCS as well as the Customer’s commitment to pay for the booked services.

1.5. The applicable version of the GTCS is the one in force on the date of the booking.

2. CONTRACT BETWEEN THE PARTIES

2.1. The contract concluded between the Establishment and the Customer (hereinafter the «Contract») concerns the provision of accommodation and related services. The Customer acknowledges that the Establishment remains permanently under the control of the operator. The Contract grants the Customer no tenancy rights, leasehold rights or other real estate rights over the premises made available to them.

2.2. The Contract comprises the Customer’s booking, these GTCS and the Establishment’s internal rules.

3. BOOKING

3.1. The Client may make a booking:

• On the Establishment’s website: https://hostel-toulouse-wilson.com
• At the Establishment’s reception desk; ;
• By telephone; ;
• By email: contact@hostel-toulouse-wilson.com; ;
• Through third-party booking platforms (Booking.com, Airbnb, Expedia, Hostelworld, etc.).

3.2. Group bookings

Any booking for six (6) or more people is considered a group booking and is governed by Hostel20«s General Terms and Conditions of Sale for Groups, to the exclusion of these GTC. This threshold also applies when separate bookings concern the same group or the same stay. For any group booking request, the Client must contact the Groups department at the following address: groupe@hostel20.fr, or submit the request directly via the »Group bookings” link available on the Establishment’s website. Any group booking must be the subject of a specific request to the Groups department and confirmation by that department.

3.3. Any individual booking may only be made by a person of legal age and with legal capacity. A minor may stay at the Establishment only if accompanied by a responsible adult.

3.4. The Client selects the services they wish to book and provides the information necessary for the booking, including their contact details and bank card information when this is requested to guarantee the booking. A confirmation email is sent to the Client at the email address provided when booking.

3.5. Individual bookings are limited to seven (7) consecutive nights, renewable. A Client wishing to extend their stay must make a new booking, subject to availability and acceptance by the Establishment.

3.6. The Client is responsible for checking the accuracy of the information appearing on their booking and for immediately reporting any error to the Establishment. The choice and purchase of services are their sole responsibility.

3.7. The Establishment reserves the right to refuse a booking or accept it subject to special conditions in the event of a problem related to one or more previous bookings or an ongoing dispute with the Client, within the limits permitted by applicable regulations.

3.8. The booking is considered final after confirmation of its acceptance by the Establishment or by the relevant booking platform.

3.9. Any request to modify a booking after confirmation will be reviewed by the Establishment depending on availability. A modification may result in a price adjustment, which must be accepted by the Client.

4. RATES

4.1. The services are provided at the rates in effect at the time of booking.

4.2. Rates are calculated per private dormitory or per bed, depending on the type of accommodation selected, for the number of people and dates chosen. They include bed linen.

4.3. Rates are expressed in euros, including all taxes (VAT), unless otherwise indicated. Bookings are payable only in euros. Any exchange fees related to conversion into a foreign currency remain the responsibility of the Client.

4.4. The rates displayed at the time of booking are firm and non-revisable for the booking concerned.

4.5. The tourist tax is not included in the accommodation rates. It is charged separately at a rate of €1.15 per person per night, subject to any exemptions provided for by regulations and any changes to the applicable rate.

4.6. An invoice is issued by the Establishment and provided to the Customer in accordance with applicable legal provisions.

5. PAYMENT TERMS

5.1. Unless special conditions applicable to the booking provide otherwise, the price of the services is payable in full no later than upon the Customer’s arrival. Accepted payment methods are:

• Bank cards: Visa and Mastercard; ;
• Cash, within the applicable legal limits.

Depending on the rate conditions selected, full or partial payment may be required at the time of booking.

5.2. When additional services are booked during the stay, payment is due at the time they are ordered or used, according to the terms communicated by the Establishment. An additional invoice may be provided to the Customer.

5.3. When bank card details are requested at the time of booking, the card may be used to guarantee the booking and, under the conditions set out in these General Terms and Conditions and the selected rate, to settle amounts due, particularly in the event of late cancellation or no-show. The Establishment will not be required to provide the services if the price has not been paid under the prescribed conditions. Payments are considered final only after the amounts due have actually been collected.

5.4. Any delay or failure to pay shall render the outstanding amounts immediately due and payable. The Establishment reserves the right to suspend or cancel the provision of services under the conditions permitted by applicable regulations.

5.5. No additional fee may be charged to the Client for using a means of payment beyond the costs actually incurred by the Establishment and within the limits permitted by applicable regulations.

6. SERVICES AND STAY AT THE ESTABLISHMENT

6.1. The Client must report to the Establishment’s reception desk on the first day of their reservation. Keys may be collected from 3:00 p.m. until 10:00 p.m., local time (hereinafter, «Check-in»).

6.2. Upon arrival, the Client must present valid identification. The Establishment may also request presentation of the bank card used to guarantee the reservation, where necessary.

6.3. The Client undertakes to strictly comply with the Establishment’s house rules, which will be provided upon arrival.

6.4. The Client undertakes to use the services for their intended purpose and to take care of the premises, equipment, and facilities to which they have access.

6.5. The Client remains responsible for their personal belongings, materials, and valuables brought into the Establishment, subject to the legal provisions applicable to hoteliers’ liability.

6.6. Access to the Establishment is secure. The Client may not bring outside persons in without the prior authorization of the Establishment’s staff.

6.7. The Establishment is accessible to Clients 24 hours a day, 7 days a week, subject to compliance with the access and security procedures communicated by the staff.

6.8. Le Client doit restituer les clés remises par l’Établissement le jour de son départ, au plus tard à 11 heures (ci-après le « Check-out »).

7. ANNULATION ET NON-PRÉSENTATION (NO-SHOW)

7.1. Annulation ou non-présentation du Client

Les conditions d’annulation dépendent du tarif choisi lors de la réservation. Pour une réservation au tarif non remboursable, le montant total de la réservation reste dû en cas d’annulation, quelle qu’en soit la date, dans les conditions prévues lors de la réservation. Pour une réservation au tarif flexible, les conditions suivantes s’appliquent :

• Annulation au moins 24 heures avant le début du Check-in prévu : aucune facturation ni frais d’annulation ne seront appliqués.
• Annulation moins de 24 heures avant le début du Check-in prévu : le montant total du séjour sera facturé.

En cas de non-présentation du Client le jour prévu de son arrivée, le montant total du séjour sera facturé, conformément aux conditions tarifaires choisies. Le Client est considéré comme absent (« no-show ») s’il ne s’est pas présenté et n’a pas contacté l’accueil de l’Établissement, par quelque moyen que ce soit, avant 8 heures le lendemain de la première nuitée réservée. Passé ce délai, l’Établissement se réserve le droit de considérer la réservation comme annulée et de remettre les hébergements concernés à la vente, sans préjudice des sommes dues au titre de la réservation.

Les conditions spécifiques des plateformes de réservation tierces peuvent également s’appliquer.

7.2. Annulation par l’Établissement

L’Établissement se réserve le droit d’annuler une réservation en cas de litige de paiement avec le Client, de comportement incompatible avec le règlement intérieur ou lorsqu’un risque sérieux existe pour la santé ou la sécurité des Clients ou du personnel. L’Établissement peut également annuler une réservation en cas de force majeure, dans les conditions prévues à l’article 9. En cas d’annulation à l’initiative de l’Établissement, les sommes déjà versées au titre des prestations non fournies seront intégralement remboursées au Client.

8. RESPONSABILITÉ – DOMMAGES – VOL

8.1. Le Client est responsable des dommages matériels causés à l’Établissement, à ses équipements et à ses installations, résultant de ses actes ou de ceux des personnes qu’il a fait entrer dans l’Établissement. Les réparations ou remplacements nécessaires pourront lui être facturés sur présentation des justificatifs correspondants.

8.2. La responsabilité de l’Établissement concernant les vols, pertes ou détériorations des effets personnels apportés par le Client est régie par les dispositions des articles 1952 à 1954 du Code civil relatives à la responsabilité des hôteliers.

8.3. L’Établissement ne pourra être tenu responsable des dommages résultant d’une faute du Client, d’un fait imprévisible et insurmontable d’un tiers ou d’un cas de force majeure, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

8.4. Le Client est invité à souscrire une assurance responsabilité civile personnelle couvrant les dommages qu’il pourrait causer à des tiers ou à l’Établissement. Cette invitation ne limite en aucun cas les responsabilités légales de l’Établissement ou du Client.

9. IMPRÉVUS ET FORCE MAJEURE

9.1. L’Établissement ne pourra être tenu responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de ses obligations lorsqu’ils résultent d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

9.2. En cas de survenance d’un événement de force majeure, les Parties s’efforceront de rechercher une solution adaptée aux circonstances et d’évaluer les conséquences de cet événement sur l’exécution du Contrat. Lorsque la force majeure entraîne l’impossibilité définitive de fournir les prestations réservées, le Contrat pourra être résolu conformément aux dispositions légales applicables. Les sommes versées au titre des prestations non fournies seront alors remboursées, sous réserve des dispositions légales applicables.

10. RÉCLAMATIONS ET LITIGES

10.1. Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution, les Parties s’efforceront de rechercher une solution amiable. À défaut d’accord amiable, le litige sera porté devant les juridictions compétentes conformément aux règles de droit commun et aux dispositions applicables du Code de la consommation. La langue de référence pour le règlement des éventuels litiges est le français.

10.2. Toute réclamation relative au séjour devra être adressée par courriel à l’adresse suivante : contact@hostel-toulouse-wilson.com, dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible, au plus tard dans les sept (7) jours suivant la date de départ. Ce délai ne prive toutefois pas le Client des droits et recours dont il dispose en vertu de la réglementation applicable.

10.3. Médiation de la consommation

Conformément aux dispositions du Code de la consommation, le Client consommateur peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d’un litige l’opposant à l’Établissement, après avoir préalablement adressé une réclamation écrite à celui-ci et en l’absence de solution satisfaisante.

11. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le Client s’engage à ne pas reproduire, représenter, adapter ou modifier les signes distinctifs de Hostel20 et/ou de l’Établissement, notamment les marques, noms commerciaux et logos, sans autorisation préalable et écrite de leur titulaire.

12. DONNÉES PERSONNELLES

12.1. Dans le cadre de la réservation et de la fourniture des prestations, l’Établissement est amené à collecter et traiter certaines données personnelles concernant le Client, notamment ses coordonnées, les informations relatives à sa réservation et les données nécessaires à la gestion de son séjour.

12.2. Ces données sont utilisées notamment pour :

• La gestion des réservations et des séjours ;
• La facturation et le suivi des paiements ;
• La communication avec le Client ;
• Le respect des obligations légales et réglementaires de l’Établissement.

12.3. Les données personnelles sont conservées pendant les durées nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et conformément aux obligations légales applicables.

12.4. Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD), le Client dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et, lorsque cela est applicable, d’opposition et de portabilité de ses données. Le Client peut exercer ses droits en adressant sa demande à l’adresse suivante : contact@hostel-toulouse-wilson.com. Des informations complémentaires sur le traitement des données personnelles sont disponibles dans la politique de confidentialité de Hostel20.

13. ABSENCE DE DROIT DE RÉTRACTATION

Conformément à l’article L.221-28, 12° du Code de la consommation, les prestations d’hébergement fournies à une date ou à une période déterminée ne sont pas soumises au droit de rétractation de quatorze (14) jours applicable à certains contrats conclus à distance. En conséquence, toute réservation d’hébergement effectuée pour des dates déterminées est soumise aux conditions d’annulation prévues à l’article 7 des présentes CGV.